Was kostet ein CRM für kleine Unternehmen?

Kundenlisten in Excel, Termine im Kalender, Anfragen in WhatsApp, Notizen auf Zetteln. Irgendwann kommt bei fast jedem Betrieb der Moment: „Wir brauchen ein richtiges System."

Dann die Frage: Was kostet das? Hier die ehrliche Rechnung.

Zwei Wege zur Kundenverwaltung

Standard-Software (Abo): Sie mieten ein fertiges CRM-Programm. Abgerechnet wird meist pro Nutzer und Monat. Sie passen Ihre Abläufe an die Software an.

Individuelle Kundenverwaltung: Ein System wird für Ihren Betrieb gebaut – mit Ihren Arbeitsschritten, Ihren Begriffen, Ihrem Logo. Einmalige Einrichtung, danach ein fester Monatsbetrag.

Worauf es bei den Kosten ankommt

Gebühr pro Nutzer

Bei vielen Standard-Programmen zahlen Sie für jeden Mitarbeiter extra. Mit zwei Leuten wirkt das günstig. Mit sechs sieht die Rechnung ganz anders aus – und sie steigt mit jedem neuen Mitarbeiter weiter.

Funktionen in teureren Paketen

Die kostenlose oder günstige Version reicht oft nicht. Automatisierungen, Berichte oder mehr Speicher gibt es erst im nächsten Paket.

Ihre Zeit

Ein Standard-CRM ist für tausende Branchen gebaut. Bis es zu Ihrem Ablauf passt, vergehen oft viele Stunden mit Einstellungen – oder Sie arbeiten dauerhaft um die Software herum.

Rechnen Sie auf drei Jahre

Der wichtigste Tipp: Vergleichen Sie nicht den Monatspreis, sondern die Gesamtkosten über zwei bis drei Jahre, mit allen Mitarbeitern, die Sie dann haben werden.

Was die Kundenverwaltung bei Ouceal kostet

Einrichtung & Anpassung – ab 2.500 € einmalig

• Einrichtung auf Ihrer eigenen Domain mit Ihrem Logo
• Anfragen-Pipeline und Arbeitsschritte, angepasst an Ihren Betrieb
• Übernahme bestehender Kundendaten aus Excel oder CSV
• Einweisung per Videocall

Hosting, Wartung & Backups – ab 49 € im Monat

• Hosting auf Servern in der EU
• Updates und Sicherheits-Wartung
• Automatische Backups
• Support per E-Mail und WhatsApp

Keine Gebühren pro Nutzer. Ein fester Monatsbetrag für den ganzen Betrieb – egal ob zwei oder zehn Leute damit arbeiten.

Der genaue Preis hängt vom Umfang der Anpassungen ab. Sie bekommen vorher ein Festpreis-Angebot. Ouceal ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG, alle Preise sind Endpreise.

Was das System kann

• Anfragen-Pipeline: Alle Anfragen in einem Kanban-Board – Neu, Kontaktiert, Termin vereinbart, Angebot gesendet, Gewonnen.
• Kunden und Aufträge: Kontaktdaten, Aufträge und Status an einer Stelle, mit Arbeitsschritten zum Abhaken.
• Finanzen: Einnahmen, Ausgaben und Gewinn pro Monat, ohne Excel-Formeln.
• Dashboard: Neue Anfragen, aktive Kunden, Umsatz und Gewinn auf einen Blick.
• Papierkorb: Gelöschtes lässt sich wiederherstellen.

Am besten sehen Sie es sich selbst an: Live-Demo unter demo.ouceal.com.

Für wen sich das lohnt

Eine individuelle Kundenverwaltung lohnt sich besonders für Betriebe mit mehreren Mitarbeitern, eigenen Abläufen und vielen Anfragen über verschiedene Kanäle – Handwerker, Werkstätten, Salons und Dienstleister. Mehr dazu: Kundenverwaltung für Handwerker.

Wer allein arbeitet und nur eine Handvoll Kunden hat, kommt mit Excel oder einem kostenlosen Programm oft noch gut aus. Wann der Umstieg sinnvoll ist: Excel oder CRM?.

Fazit

Ein CRM muss nicht teuer sein – aber die billigste Monatsgebühr ist selten die günstigste Lösung. Rechnen Sie mit allen Mitarbeitern über drei Jahre, und vergleichen Sie, wie gut das System zu Ihrem Ablauf passt. Mehr zu unserer Lösung: Kundenverwaltung & CRM.